Instruks for vakthavende/tjenestgjørende diakoner, møteverter og oversettere.

Vaktinstruks for diakoner, møteverter og oversettere

Kristkirkens forfatning beskriver det bibelske grunnlaget og det generelle ansvaret for diakonene. De fleste diakonene inngår i en vaktordning som administreres av diakonrådet. Vaktordningen omfatter også møteverter og oversettere. Dette dokumentet gir praktiske instruksjoner til diakoner, møteverter og oversettere for den delen av tjenesten som skal gjøres når man har vaktperiode. Hver vaktperiode varer en uke - fra og med mandag til og med søndag. Et eget dokument, Vaktliste, brukes til å planlegge hvem som skal ha vakt den enkelte uke. Diakonrådet setter opp egne vaktplaner for perioder med tett møteprogram, for eksempel når det skal være mer enn tre møter i løpet av en helg. Diakonrådet etablerer kortvarige arbeidsgrupper for arrangementer som er praktisk krevende, for eksempel pynting og opprydding i forbindelse med jul.

 

Ansvarsroller

 

Rolle

Ansvar

Diakon

A-vakt

  • Planlegg og administrer vaktperioden. I starten av uken kontakt de andre diakoner og møteverter som har vaktuke for å avklare og fordele vakter og oppgaver. Ansvaret omfatter også brylluper på lørdager. Ansvaret omfatter ikke møter som foregår på hverdager i arbeidstiden (0800 – 1700) – slike møter administreres av menighetens stab.
  • Møt 45 – 60+ minutter før møtestart, avhengig av hvor omfattende forberedelser som må gjøres.
  • Administrer det som skal gjøres før møtestart og under det enkelte møte eller gudstjeneste.
  • Vær lett tilgjengelig under møtet, fortrinnsvis i nærheten av miksepulten.
  • Ved evakuering: Mønstring ved miksepulten og fordel oppgaver som beskrevet i Evakueringsrutine.

Diakon

B-vakt

  • Møt 45 – 60+ minutter før møtestart, avhengig av hvor omfattende forberedelser som må gjøres.
  • Utfør diakontjenesten sammen med A-vakten.
  • Ha tilsyn med om uvedkommende kommer inn i lokalene. Under møtet vandre litt ut i garderobe på vestsiden (forsiden), i korridoren mot østre ytterdør og i garderoben i øst (baksiden).
  • Ved evakuering: Mønstring ved miksepulten. I fravær av A-vakt: Fordel oppgaver som beskrevet i Evakueringsrutine.

N-vakt

N-vakt kan være en møtevert eller en diakon.

  • Delta i nattverdforberedelse.
  • Møt 60 minutter før møtestart
  • Medvirk under nattverd og kollekt, og ved evakuering

Møtevert

  • Ha oppmerksomhet mot mennesker som er til stede på det enkelte møte. Ønsk velkommen. Ta kontakt med ukjente/nye og hjelp dem til rette. Hjelp til med praktiske oppgaver som diakonene har ansvaret for.
  • Møt 30 - 45 minutter før møtestart.
  • Medvirk under nattverd og kollekt, og ved evakuering.
  • Gi slike som trenger det en invitasjon til kirkekaffe. Prat med mennesker, særlig med slike som ikke har noen andre å snakke med.

Oversetter

  • Møt 15 minutter før møtestart.
  • Sammen med lydtekniker utføres en test på tolkeanlegget før møtestart.
  • Oversett til engelsk alt som sies på norsk i mikrofon. Unntak: Lovsang og tilbedelse under lovsangen.
  • Rydd hodesettene tilbake på tolkerommet når møtet er slutt.

 

 

Gjøremål/sjekkliste

Før møtestart

  • Inngangsparti: Ved behov rydd søppel vekk fra inngangspartiene på vestsiden og østsiden.
    Etter snøfall: Måk snø vekk fra hovedtrapp og området foran hoveddørene i vest (forsiden). Måk snø vekk fra inngangspartiet (4-5m ut fra dørene) på østsiden (baksiden).
  • Låse opp: Lås opp ytterdørene på begge sider. Lås opp de rommene som brukes av søndagsskolegruppene. Slå på lys der det trengs. 
  • Starte vaskemaskin: Vask brukte mopper, først og fremst våtmoppene (hvite). Arbeidsbeskrivelse henger over vaskemaskinen. 
  • Nattverdsforberedelse: Lag til brød og vin. Legg duk på alterbordet. Sett brød og vin på alterbordet i god tid før møtestart. Noter antall tillagete nattverdsbegre på nattverdstatistikkskjemaet som henger på innsiden av kjøkkendøren hvor nattverdutstyret er. Se for øvrig arbeidsbeskrivelse for nattverd. 
  • Dåpsforberedelse: Se arbeidsbeskrivelser for dåp.
  • Toaletter: Ved behov rydd søppel, tøm avfallskurver og etterfyll toalettpapir, tørkepapir og såpe.
  • Garderober og ganger: Se til at disse lokalene ser pene og ryddige ut
  • Kirkesal: Se til at stolene står som de skal. Tenn stearinlysene på plattformen. Sett blomsterdekorasjonen på alterbordet. Sett en mugge med kaldt, friskt vann og 2-3 rene glass på hyllen under talerstolen og en mugge med vann og 4 plastglass i ulike farger til sangerne i lovsangsgruppen.
  • Kollektforberedelse: Finn fram kollektkurvene inklusiv den esken som brukes av barna. Sørg for at kortautomaten blir betjent under kollekten – enten av daglig leder, en fra Kristkirken Media, eller en diakon (se Arbeidsbeskrivelse for betjening av kortautomat). Avtal hvem som skal medvirke under kollekten og hvordan den skal gjennomføres.

 

Under møte/gudstjeneste

  • Dåp: Ved behov mopp opp vannsøl fra plattformen.
  • Nattverd: Medvirk ved utdeling av brødet og vinen.
  • Kollekt: Saml inn pengene. Eventuelt betjen kortautomaten. Dersom pengene ikke telles opp umiddelbart, skal de stå ved talerstolen til de telles opp etter møtet.
  • Ventilasjon: Ved behov slå på tidsbryterne for ventilasjonsanleggene. Bryterne befinner seg i rom med elektrotavler bakerst i kirkesalen. Nøkkelen til rommet ligger i øverste skuff til i lydteknikerens pult. (Pga lite logiske brukergrensesnitt i styringsprogrammet vil det ikke bli skrevet en egen arbeidsbeskrivelse for Varme og Ventilasjon).
  • Møteorden: Sammen med en av de vakthavende eldste (møteleder eller forstander) ta hånd om mennesker som forstyrrer møtet. Det må utvises skjønn om hvorvidt en skal gripe inn, og det må utvises kjærlighet når en gjør det.

Etter møte/gudstjeneste

  • Avskjed: En diakon eller møtevert står i salen ved utgangsdører mot vest (hoveddør) og tar avskjed med dem som forlater møtet umiddelbart etter at det er slutt.
  • Søndagskolerom: Straks barna er ute av søndagsskolerommene og de er ryddet, skal de låses. (NB: Bergenskirken skal bruke rommene)
  • Vaskemaskin: Heng nyvaskete mopper til tørk. Ved behov start ny vask med mopper. Slå av maskinen når den er ferdig. 
  • Kollekt: Tell opp pengene, fyll ut skjemaene og legge pengene i en nattsafe i en filial for Sparebanken Vest. Det skal alltid være to til stede ved behandling av pengene, fortrinnsvis to diakoner eller en diakon og en møtevert eller en annen pålitelig person. Telleskjemaets side 2 inneholder arbeidsbeskrivelse vedrørende kollekt.
  • Orden: Rydd og vask opp etter nattverd. Rydd opp etter dåp. Slukk stearinlys. Rydd mugger og brukte glass fra podiet. Etterfyll vann på blomsterdekorasjon og sett den i kjøleskapet på diakonrommet. Påse at bordene i kafeen er tomme og rene og står oppstilt i henhold til plantegning (NB: Bergenskirken skal bruke kafeteriaen). Legg gjenglemte ting på bordet for slikt.
  • Slukking og låsing: Sjekk at det ikke fins uvedkommende i noe rom og lås ytterdørene, se Nøkkelinstruks. Lås de interne dører som skal være låst. Den som sist forlater lokalene skal slukke alle lys/lamper. Vakthavende diakoner kan forlate lokalene dersom det er et ansvarsbevisst, voksent (minst 20 år) medlem til stede som overtar oppsynet med dem som fortsatt er i lokalene og som påtar seg å sjekke at ytterdørene er låst når alle har gått ut.